¶ Гайд для старта. Часть 1. Регистрация и настройка
¶ Что нужно знать перед началом работы с iBox
iBOX — это онлайн-система для комплексного управления бизнес-процессами: продажами, закупками, складом и финансами.
С iBOX вы сможете:
- Точно знать, сколько товара в наличии и на каком складе
- Планировать закупки без лишних остатков или дефицита
- Получать живую аналитику по бизнесу — без Excel и ручного подсчета
¶ Вот несколько правил, которые помогут избежать ошибок в будущем:
- 🧾 Каждая продажа включает отгрузку и оплату — без них операция считается неполной
- 💳 Баланс клиента считается автоматически — не нужно вести учет вручную
- 🌍 Валюта и даты имеют значение — указывайте их правильно, особенно если работаете с разными валютами
- 📦Товары списываются по порядку их поступления на склад (FIFO) — те товары, которые пришли первыми, продаются первыми
¶ Первый шаг: подключение и подготовка к работе
Если вы раньше не работали с учетными системами, подготовьте перед началом:
- 📦 Остатки по складу — список товаров и их текущее количество (можно в Excel)
- 💰 Остатки по деньгам — суммы в кассах и на счетах
- 👥 Список ваших клиентов и поставщиков
- 💳 Баланс клиентов и поставщиков — кто и сколько вам должен, и кому должны вы
- 👨💻 Список сотрудников, которые будут работать в системе (для настройки доступов)
После покупки программы вы получите доступ к вашей рабочей области в iBox — ссылку, логин и пароль.
Чтобы не запутаться, проверьте готовность к настройке по схеме:
.png)
¶ Второй шаг: настройка рабочего пространства
Чтобы iBox стал удобным цифровым офисом для вашего бизнеса, его нужно подстроить под ваши задачи. Начнем с самого основного — профиля и базовых настроек.
¶ Заполнение профиля
Сначала укажем, кто вы и как будете пользоваться системой.
- В правом нижнем углу нажмите на иконку настроек ⚙️
- В открывшемся боковом меню справа найдите раздел Настройки организации и нажмите Профиль
- Заполните:
- имя
- телефон
- логин
- язык интерфейса (русский, узбекский, английский, арабский или турецкий)
¶ Основные настройки
Поднимитесь выше и откройте Настройки. Увидите две вкладки — Значения по умолчанию и Функционал.
Здесь задаются ключевые параметры системы:
- Валюта — основная валюта для документов и отчетов
- Склад — основной склад, на который будут приходить товары по умолчанию (остальные добавим позже)
- Касса — основная касса для финансовых операций (дополнительные кассы подключим позже)
Для изменения валюты в системе:
- Найдите Валюта по умолчанию
- Кликните на карандаш рядом с валютой — появятся иконки для сохранения (галочка) и отмены (крестик)
- Выберите валюту из выпадающего списка
- Подтвердите изменения, нажав на галочку. Если передумали, нажмите на крестик, чтобы отменить изменения.
Аналогично выберите основной склад и кассу — они будут использоваться по умолчанию в документах и операциях. Эти настройки можно изменить в любой момент.
Чтобы заказы обрабатывались корректно, не забудьте добавить базовые настройки по логистике:
- Укажите время доставки товара на склад — через сколько дней он поступит после заказа. Перейдите в низ экрана и установите Время на логистику по умолчанию — например, 5 дней.
- Перейдите Настройки→Функционал и включите Разделение отгрузок по складам, чтобы система не объединяла товары из разных складов в одну отгрузку.
¶ Третий шаг: добавляем базовые элементы
После того как вы настроили систему, можно добавить ключевые объекты, с которыми будете работать каждый день: кассы, склады и сотрудников.
¶ Кассы
- В меню перейдите в раздел Настройки организации, затем выберите Кассы
- Чтобы добавить кассу, нажмите на плюс вверху экрана — откроется форма
- Введите информацию о кассе:
- Название (например, наличная касса или банк)
- Метод оплаты (наличные, банковский перевод, карта и т. д.),
- Сортировочный номер, который определяет положение кассы в общем списке (чем выше номер, тем выше касса в списке)
- Владелец данных — кто управляет кассой
- Нажмите Сохранить.
¶ Склады
- Перейдите в раздел Склады в Настройках
- Кликните на иконку с плюсом в верхнем углу экрана. Откроется окно для добавления склада.
- Для каждого склада укажите:
- Название: например, центральный склад
- Адрес: это поможет отличать склады друг от друга, особенно если их несколько
- Ответственное лицо: человек, который отвечает за управление и сохранность товаров
- Сортировочный номер: чем меньше номер, тем выше склад будет отображаться в списке
- Нажмите Сохранить.
¶ Сотрудники и роли
На этом этапе вы формируете структуру своей компании в системе. Чем аккуратнее вы настроите все детали, тем проще будет сотрудникам выполнять свои задачи.
Как добавить сотрудников, которые будут работать в системе
- В разделе Сотрудники нажмите плюс — откроется вкладка для добавления сотрудника.
- Назначьте сотруднику роль с нужными правами доступа — это определит его зону ответственности (например, кассир, кладовщик, администратор)
- Нажмите Сохранить
ℹ️ Информация: если сотрудник работает в мобильной версии iBox, добавьте для него рабочее место. Для этого перейдите в Рабочие места.
¶ Настройка ролей
В iBox важно сразу назначить каждому сотруднику роль — иначе по умолчанию он получит полный доступ ко всем данным и действиям в системе. Это может привести к ошибкам и нарушению безопасности. Роли помогают четко ограничить права доступа и организовать работу команды.
Настроить их можно так:
- Откройте Роли в Настройках
- Создайте новую роль, нажав на кнопку добавления
- Заполните информацию о роли:
- Название: например, кладовщик или бухгалтер
- Описание: обязанности и права, связанные с этой ролью
- Настройте доступы для документов и операций:
- Определите, что именно сотрудник может делать в системе: просматривать, создавать, редактировать или удалять документы. Например, кладовщику можно открыть полный доступ к складу, но ограничить доступ к финансам только просмотром.
- Нажмите Сохранить
Настройка поможет в будущем избежать несанкционированного доступа к критически важным функциям системы и ошибок в работе.
¶ Общие настройки и включение функционала
Теперь, когда кассы, склады и сотрудники добавлены, настроим валюту, способы оплаты и включим нужные функции для работы.
Настройка валюты и курса
Перейдите в Общие настройки и укажите:
- Основную валюту, в которой будут формироваться все документы и отчеты
- Курс обмена — задается один раз, но позже его можно изменять вручную
Добавление способов оплаты
Зайдите в Способы оплаты и добавьте нужные типы расчетов: наличные, перевод, карта и т.д. Они пригодятся при настройке касс и оплат.
Подключение модулей
В iBox есть гибкие настройки, которые позволяют адаптировать систему под ваш бизнес.
Выберите те модули, которые пригодятся вашему бизнесу. Для этого перейдите Настройки → Функционал.
Некоторые функции особенно полезны для новичков:
- Дополнительные статусы в отгрузках, заказах и платежах — помогут отслеживать этапы выполнения
- Ответственные лица на складах и в кассах — повысят контроль и прозрачность
- Мультивалютная оплата, маршруты, услуги, договоры — пригодятся, если вы работаете с разными странами, доставкой или B2B
- Партийный учет, сетевые покупатели, коллекции товаров — упростят управление ассортиментом и клиентами
- Фильтры, штрихкоды, владение данными — улучшат поиск и безопасность
💡 Совет: на этом этапе не обязательно активировать все функции, но мы рекомендуем пройтись по каждому пункту и заполнить настройки максимально подробно.
Эти настройки — как фундамент: чем лучше вы их зададите сейчас, тем проще будет работать в будущем. А если что-то забудете — все можно изменить позже в пару кликов.