¶ Гайд для старта, часть 3. Финансы и отчетность
В этом разделе гайда вы узнаете, как управлять финансами и анализировать бизнес с помощью отчетов.
¶ Шаг седьмой: управление финансами
Чтобы правильно начать работу с финансами в iBox, нужно внести стартовые остатки по деньгам — сколько у вас есть в кассах и на счетах.
Подготовьте данные заранее в Excel-файле или вручную. Далее вы сможете вносить оплаты, перемещать деньги между кассами.
¶ 💸Как загрузить остатки по деньгам (один раз при старте)
- Убедитесь, что кассы созданы (Шаг 2)
- Перейдите в Деньги→Корректировки баланса →Корректировки баланса кассы
- Нажмите Корректировки баланса кассы. Откроется окно для внесения данных.
- Выберите кассу, укажите дату, номер и валюту
- Нажмите на калькулятор — он рассчитает нужный вам баланс. Введите сумму и добавьте комментарий, например, Начальный остаток.
- Нажмите Сохранить
⚠️ Предупреждение: вводите фактические остатки на момент старта — это поможет избежать путаницы в отчетах и точно вести финансовый учет с самого начала.
¶ 💰 Как вносить приходы и расходы
Приходы — когда клиент оплачивает заказ или вносит аванс.
Расходы — когда вы платите поставщику, возвращаете деньги клиенту, выдаете зарплату или оформляете другие расходы.
Как оформить оплату от клиента:
- Перейдите в Деньги → Приходы
- В правом верхнем углу экрана нажмите плюс. Выберите Оплата от клиента.
-
Нажмите Оплата от клиента. Откроется окно для ввода данных.
-
Укажите:
- Клиента
- Договор (если есть)
- Ответственное лицо
- Сумму и валюту
- Кассу, в которую поступили деньги
- Привяжите отгрузку — укажите, к какой отгрузке привязана эта оплата.
- Добавьте комментарий, если необходимо
- Нажмите Сохранить
⚠️ Предупреждение: всегда привязывайте оплату к конкретной отгрузке — это поможет системе правильно считать задолженности и не запутаться в расчетах.
Если клиент использует разные валюты:
Например, если долг клиента в USD, а он оплачивает в UZS, в поле Сумма укажите сумму, полученную в UZS, а в поле Итого USD — валюту долга.
Сумма в UZS поступит в кассу, а долг в USD уменьшится — iBox все пересчитает автоматически.
¶ 🔁 Как перемещать деньги между кассами
- Откройте вкладку Перемещения. В правом верхнем углу экрана нажмите Перемещение денег→Создать. Откроется окно для добавления информации.
- Укажите кассы, сумму, валюту и комментарий
- Нажмите Сохранить
¶ ➕➖Как внести стартовый баланс по клиентам и поставщикам
Если у клиентов или поставщиков есть долги на момент запуска системы, обязательно внесите их вручную — это нужно для точного учета.
- Перейдите в модуль Деньги → Корректировки баланса
- В верхнем правом углу нажмите плюс → выберите Баланс контрагента
- В открывшемся окне укажите:
- Контрагента (клиента или поставщика)
- Дату и номер корректировки
- Валюту и сумму: - минус — нам должны, + плюс — наш долг контрагенту (нажмите на калькулятор — он рассчитает нужный вам баланс)
- При необходимости добавьте комментарий, например, Стартовый долг
- Нажмите Сохранить. Теперь баланс этого контрагента будет учитываться во всех финансовых отчетах.
¶ Шаг восьмой: самые важные отчеты для старта
Отчеты помогают быстро увидеть, что происходит в вашем бизнесе. Система автоматически собирает данные и показывает их в удобном виде.
Чтобы открыть Отчеты, пролистайте список модулей в левой части экрана вниз — раздел находится в самом конце.
¶ 🛒Продажи
Продажи по товарам — какие товары самые популярные и приносят больше всего дохода.
Прибыльность товаров — какие товары наиболее выгодны для вашего бизнеса.
Прибыльность по сотрудникам — сколько выручки приносит каждый сотрудник.
Прибыльность по клиентам — какие клиенты приносят больше всего прибыли.
Отгрузки — какие заказы уже отправлены, а какие ждут отгрузки.
Поведение клиентов — кто покупает чаще, кто реже.
Возвраты от покупателей — какие товары чаще возвращают.
¶ 📦 Склад
Остатки по складам — сколько каждого товара осталось и на каком складе.
Анализ остатков — какие товары продаются быстро, а какие залежались.
Доступные остатки — количество товаров, которое вы можете продавать, с учетом уже зарезервированных позиций.
Рекомендуемые остатки — система подскажет, когда и сколько товара заказать.
¶ 🛍️ Закупки
Закупки — сколько и каких товаров вы покупаете.
Возвраты поставщикам — возвраты товаров, причины возвратов и суммы по ним.
Заказы поставщикам — какие заказы уже выполнены, какие находятся в пути, а какие ожидают отгрузки.
¶ 💰Финансы
Кассовые обороты — сколько денег пришло и ушло за день, неделю или месяц.
Список должников — кто из клиентов еще не заплатил и сколько они должны.
Прибыли и убытки — сколько заработали, какие были расходы и сколько осталось в прибыли.
Взаиморасчеты в целом — все денежные операции с клиентами, поставщиками и сотрудниками, включая зарплату.
Чистый оборотный капитал (ЧОК) — сколько у вас реально свободных денег для развития бизнеса.
💡 Совет: используйте отчеты регулярно — это ключ к успеху вашего бизнеса.
¶ Как быстро оценить состояние бизнеса: знакомимся с дашбордом
Дашборд iBox – это удобная панель, где в одном месте собраны ключевые данные о бизнесе. Вместо множества отчетов — наглядные графики, диаграммы и цифры с автообновлением.
Для перехода нажмите в левом верхнем углу экрана на раздел Дашборд.
Это главная панель iBox, на которой собраны ключевые показатели вашего бизнеса в виде наглядных графиков и цифр:
- Отгрузки — статус заказов и отгрузок (что уже отправлено, что еще в работе)
- Популярные товары — список товаров-лидеров продаж, чтобы оперативно планировать закупки и акции
- Остатки денег — текущие балансы по вашим кассам
- Динамика продаж — графики продаж за выбранный период, чтобы быстро оценить, как идут дела
💡 Совет: чтобы дашборд показывал точную информацию, необходимо разобраться в его настройках.
Чтобы узнать больше о дашборде и настроить его под свой бизнес, смотрите инструкцию.